Publié le 05-02-2006 dans le thème Lois - Justice

Pays : International - Auteur : Damien Bancal

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Cabinet indépendant d’avocats de tout premier plan en France, Gide Loyrette Nouel, avec 18 bureaux dans le monde, est l´un des plus importants cabinets internationaux. Il rassemble plus de 550 avocats et juristes, dont 89 associés, représentant plus de 30 nationalités et reconnus parmi les meilleurs spécialistes de chacune des domaines du droit national et international de la finance et des affaires. Depuis plus de 80 ans, le Cabinet propose une assistance juridique à compétence multiple aux entreprises, aux institutions publiques et privées ainsi qu'aux gouvernements.

850 personnes, dans les 18 bureaux. Initialement, Workshare Professional a été mis en œuvre dans les bureaux de New York et de Londres, avant d’être étendu au réseau dans son ensemble.

Depuis plus de 80 ans, Gide Loyrette Nouel propose une assistance juridique à compétence multiple aux entreprises, aux institutions publiques et privées ainsi qu'aux gouvernements. Dans ce contexte, le cabinet reçoit, traite et gère de vastes quantités de documents, qui sont sans cesse amendés, transférés vers plusieurs emplacements, et consolidés dans une version finale, qui prend en compte les commentaires et les recommandations faites par de nombreux collaborateurs et clients.

Ce processus a mis en évidence les limites du système en place, notamment le temps perdu à ouvrir et fermer diverses applications, à identifier manuellement les modifications apportées par différentes personnes, et à les intégrer l’une après l’autre dans le document final. Sans compter la transformation de ces documents en PDF, afin de sécuriser le partage de l’information avec des tiers. Il est clair que tout ce temps serait mieux employé à gérer les besoins des clients.

Le Cabinet avait donc besoin d’une solution pour faciliter la révision de nombreux documents, qui soit acceptable par le client, facile à utiliser, supprime les métadonnées cachées et travaille en toute transparence avec son système Interwoven de gestion de documents.

LA SOLUTION WORKSHARE ET SES AVANTAGES
« Nous étions déjà très satisfaits de DeltaView, mais l’éventail de fonctionnalités devait progresser en ligne avec notre activité », souligne Patrick Chauvin, Directeur de l’Organisation chez Gide Loyrette Nouel. « Le nombre de documents à réviser, approuver et compiler a considérablement augmenté, et Workshare Professional nous apporte, en une seule application, un gain de temps supplémentaire. »

« Nous avons cherché un outil capable de générer des PDF, de gérer les révisions de documents et de sécuriser leur échange. Workshare s’est avéré le seul éditeur capable de répondre à tous nos besoins, dans un seul et même package », confirme M. Chauvin. « La seule autre possibilité était d’acheter des modules séparés, provenant de divers éditeurs, au risque de rencontrer des problèmes lors de leur intégration. »

Le risque d’intégration a été pris en compte lors de la décision d’acheter un tel produit, alors que le Cabinet était en train d’implémenter un système de gestion de documents réalisé par Interwoven. « Nous avons constaté que Workshare Professional s’intégrait parfaitement à cette application. La collaboration parfaire de ces deux grandes solutions, sans le moindre problème d’intégration, nous a apporté d’emblée un sérieux gain de temps », ajoute Patrick Chauvin.

L’un des avantages du produit pleinement intégré est le générateur PDF. « Beaucoup d’entreprises s’en remettent tout simplement au générateur standard d’Adobe, mais Workshare produit des PDF d’une qualité équivalente », souligne Patrick Chauvin. « La solution Adobe vise un autre ensemble de besoins. C’est pour nous un outil complémentaire. Workshare Professional ajoute un générateur PDF simple et facile à tous ses autres avantages. »

Le choix initial d’investir dans Workshare Professional n’a pas été fait dans l’optique d’un retour financier immédiat. Cependant, après les tests effectués dans ses bureaux de New York et de Londres, Gide Loyrette Nouel a identifié les avantages mentionnés ci-dessus, et passé commande de 850 licences auprès de Lecsoft, un partenaire de Workshare en France, pour la totalité de son réseau, couvrant 18 pays.

Avec un historique d’éthique, de crédibilité et de confiance, le Cabinet comprenait parfaitement la nécessité de la sécurité et de l’intégrité des documents. Workshare Professional supprime toutes les métadonnées jointes à un document avant de l’envoyer, et identifie les documents à haut risque qui sortent de l’entreprise par e-mail. « Workshare Professional est tellement efficace et intuitif lorsqu’il s’agit de l’intégrité et du nettoyage des documents que nous lui faisons totalement confiance pour préserver nos données les plus importantes », conclut Patrick Chauvin.

La décision d’implémenter Workshare Professional répond au besoin d’outils de révision et de comparaison de documents. Le logiciel assure également une intégrité renforcée et une meilleure sécurité des documents. Mais les raisons du choix ne s’arrêtent pas là : Gide Loyrette Nouel a reconnu la position de leader de Workshare en ce domaine, notamment auprès des grands cabinets d’avocats.

À PROPOS DE WORKSHARE PROFESSIONAL
Workshare Professional s’intègre complètement dans Microsoft Office et contrôle le flux et les caractéristiques d’audit des modifications apportées aux documents aussi bien en interne qu’en externe, via e-mail des portails et des référentiels. Il apporte un moyen sûr d’assembler, de réviser et de vérifier le contenu du document, ainsi qu’un suivi d’audit mentionnant qui a envoyé, consulté ou modifié le document. Workshare Professional renforcer la productivité en simplifiant la collaboration, et protège en même temps contre le risque de divulgation involontaire d’informations confidentielles.

À PROPOS DE WORKSHARE
Workshare est le principal éditeur de logiciels d’Intégrité Documentaire pour les professionnels. Ses solutions sont Workshare Professional, DeltaView, DeltaView PE, Protect et TRACE! La clientèle de Workshare s’étend des PME aux grandes entreprises, dans tous les segments. Elle compte plus de la moitié des entreprises du classement Fortune 1000 et 85 % de celles du classement ProServices 250. Au total, plus de 5 000 entreprises et de 800 000 professionnels utilisent les logiciels Workshare, dans 65 pays. La société dispose de bureaux à Londres, New York, Chicago, San Francisco, Francfort, Paris, Hong Kong et Sydney. Workshare soutient www.metadatarisk.org, le site de référence de la sécurité de contenu.

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