Publié le 18-03-2010 dans le thème Banque

Pays : International - Auteur : Damien Bancal

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Une nouvelle étude de Ricoh révèle que les entreprises de services financiers en Europe mettent involontairement en danger leurs informations confidentielles. L´absence d'une stratégie de gouvernance centralisée des documents est au coeur du problème.

L'étude de la société Ricoh concerne également les dirigeants d'entreprise de services professionnels, de services publics, de télécommunications, de sociétés de distribution d'énergie et du secteur des médias. Les conclusions montrent que le secteur financier est le moins susceptible d'avoir mis en place une politique pour limiter l'impression d'informations clients ; en effet 46 % seulement des entreprises de ce secteur confirment qu'elles ont officiellement mis en oeuvre une politique officielle. À peine 33 % des organisations du secteur public ont une stratégie de sécurité des documents entièrement implémentée. Ce chiffre atteint 43 % pour les services professionnels et à 48 % pour les télécommunications/services publics/médias. Globalement, les résultats montrent que même les secteurs les plus réglementés peuvent faire mieux pour protéger les informations confidentielles et gouverner leurs documents plus efficacement.

Comme on pourrait s'y attendre, la majorité des dirigeants d'entreprise européens comprennent parfaitement la nécessité de la sécurité des documents et près de la moitié des personnes interrogées (49 %) sont autant préoccupées par les risques présentés par les informations numériques et imprimées. Pourtant, malgré cette sensibilisation, seule une minorité d'entre eux met en oeuvre de façon proactive des politiques destinées à protéger leurs informations confidentielles.

L'absence de mesures de sécurité peut être attribuée à la gouvernance décentralisée des documents dans la mesure où aucune fonction particulière n'est tenue responsable de ce domaine. Dans de nombreux cas, elle est gérée par plusieurs personnes au sein de l'entreprise, ou bien les responsabilités sont déléguées à des chefs de service ou à des personnes désignées. Reproduction et inefficacité sont le résultat de cette approche décentralisée, qui affecte également la productivité et la viabilité.

Ian Winham, Vice-président directeur général et directeur financier de Ricoh Europe, a déclaré : << Aujourd'hui, les entreprises européennes font face à une augmentation des risques liés à l'amplification des mesures règlementaires et des pressions des clients et à une digitalisation en plein essor, pour déterminer les responsabilités. Le moyen le plus efficace de relever ces difficultés et d'obtenir de meilleurs retours sur investissement est de s'assurer que les actifs représentés par les documents d'entreprise soient gérés comme partie intégrale de la gestion globale des informations et de la stratégie de sécurité de l'organisation. Par ailleurs, en mettant en place une stratégie de gouvernance centralisée et stratégique des documents qui assignent clairement les responsabilités et les obligations de rendre compte en termes de flux de documents, les entreprises réduiront le risque de voir des données confidentielles tomber entre de mauvaises mains et renforceront de façon très significative la rentabilité et l'efficacité des processus dans toute l'entreprise >>.

Pour télécharger le document de présentation et en savoir plus sur les résultats de l'enquête, visitez le site
http://www.ricoh-europe.com/research.

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