Faites-vous partie des 50% ?

Une étude récente réalisée par la revue eDiscovery Journal a indiqué que moins de 20 pour cent des personnes interrogées ont un plan pour conserver et rassembler les médias sociaux. 

Cette révélation est préoccupante parce que “d’ici la fin 2013, 50 pour cent de toutes les entreprises auront dû produire des informations provenant de sites de médias sociaux pour eDiscovery,” selon Gartner. Mais conserver des preuves provenant des médias sociaux est difficile, car on ne matérialise pas des données comme on imprimerait des photos à l’aide d’imprimantes laser couleur. Le paysage des médias sociaux est dynamique et éphémère. Il peut également être complexe : un seul billet peut incorporer plusieurs plateformes différentes, comme un message sur Facebook simultanément mis sur Twitter et relié à une vidéo YouTube. Par ailleurs, contrairement aux systèmes de courrier électronique et de documents, les sites de médias sociaux sont hébergés dans le cloud. De plus, les employés peuvent utiliser des appareils ou des profils personnels pour exécuter des tâches professionnelles. Par exemple, un recruteur pourrait se connecter à des candidats par le biais de son compte LinkedIn.

Pour se préparer à ces défis, les entreprises devraient  adopter de meilleures pratiques pour incorporer les médias sociaux dans leur programme de préparation aux litiges.

1. En savoir plus sur la façon dont votre entreprise utilise les médias sociaux. Faites l’inventaire des sites de médias sociaux utilisés dans toute votre entreprise. Pour chaque site, déterminez les gardiens, leurs départements et le type de données qu’ils créent. Notez ces informations sur la carte des données.

2. Incorporez les médias sociaux dans votre politique de conservation des dossiers et vos modèles de mise en suspens pour litige. Inclure les médias sociaux dans le programme de conservation des dossiers vous aidera à gérer le volume d’informations stockées, vous permettant de gagner du temps et de l’argent en recherche. Quand vous fixez le calendrier de disposition, examinez les conditions légales pour la conservation des médias sociaux, notamment les réglementations et règles instituées par la SEC, la FDA et la FINRA.

3. Relevez les défis techniques grâce aux outils de recherche appropriés. Les outils traditionnels de e-discovery ne peuvent traiter la collecte et le traitement des médias sociaux et imprimer manuellement des images ou des captures d’écran est coûteux et prend du temps. Travaillez plutôt avec le service informatique pour établir un protocole de conservation et de collecte. Cherchez des outils qui peuvent non seulement rassembler mais aussi authentifier les preuves, créer une chaîne de garde, saisir des métadonnées et rechercher et indexer de nombreux comptes et sources. Enfin, rassemblez les données dans un format consultable et exploitable pour vous assurer qu’elles peuvent être triées, identifiées et exportées sur des plateformes d’examen.

Coder pour élaborer une politique relative aux médias sociaux après un incident est imprudent : cela peut entraîner des décisions indéfendables et une collecte incomplète. Élaborer une politique à l’avance déterminera des attentes convenables pour les unités commerciales et les employés qui doivent partager des données provenant de leurs comptes sur médias sociaux, ainsi que pour le service informatique qui doit travailler de près avec le service juridique pour garantir la saisie de toutes les données pertinentes.

Laurie Stoni est Conseillère eDiscovery auprès de Xerox Litigation Services. Vous pouvez la contacter à l’adresse suivante [email protected].